Cómo usar Rebaño

1. Quien administra Rebaño en su iglesia le manda un enlace, por lo general por WhatsApp.
2. Ábralo y toque Continuar.
3. Cree su contraseña, de al menos 10 caracteres, marque Acepto las condiciones de uso y la política de privacidad de Rebaño y toque Guardar.

Desde ese momento entra en rebano.vercel.app con su correo y su contraseña. El enlace sirve una sola vez y vence en unas horas; si venció, pídale uno nuevo a quien se lo mandó. No lo reenvíe ni lo publique en un grupo: quien lo abra entra como usted.

En la pantalla de entrada, toque Olvidé mi contraseña y escriba su correo. Le llegará un correo de Rebaño con el asunto «Cree su contraseña nueva en Rebaño». Toque el botón del correo, después Continuar, y cree una contraseña nueva. Si no llega en unos minutos, revise la carpeta de correo no deseado.

• Administración: todo. Además crea las cuentas del equipo, ve el registro de actividad y descarga listas, informes y calendarios.
• Pastor: las fichas completas, la asistencia y los seguimientos, y elige quién acompaña a cada persona. Marca el estado de cuidado de cada persona y quién puede predicar o coordinar, y escribe notas pastorales. Con la administración, arma la programación de los domingos y ajusta en Configuración los datos y el logo de la iglesia, la regla del radar y los mensajes de WhatsApp. Descarga la bitácora de acompañamiento en PDF. No edita fichas ni crea cuentas.
• Secretaría: las fichas completas, la asistencia, los seguimientos con su bitácora y la programación de los domingos, y manda sus avisos. No ve lo pastoral: el estado de cuidado, las notas pastorales ni quién puede predicar.
• Líder: las personas de su grupo y los seguimientos que le asignen. De cada persona ve el nombre, el día y el mes de su cumpleaños y, si es menor, el contacto de su apoderado. Marca la asistencia de su grupo el mismo día.
• Profesor: los alumnos de su clase, con el nombre, el día y el mes de su cumpleaños y el contacto del apoderado. Marca la asistencia de su clase hasta 7 días después.

Líderes y profesores ven además los domingos en que les toca servir en el culto, si la administración unió su cuenta a su ficha (ver «Programación dominical»).

Estas reglas las aplica la base de datos, no la pantalla: nadie ve más de lo que su rol permite, y ninguna iglesia ve los datos de otra.

1. En Configuración → La iglesia, revise el nombre y escriba quién representa a la iglesia y el contacto para consultas sobre los datos: los dos salen impresos en la planilla de autorización. Si quiere, agregue el lema y el logo, que aparecen arriba de cada página y en los PDF. Toque Guardar los datos.
2. En Usuarios, cree una cuenta para cada persona del equipo, con su nombre, correo y rol, y mándele su enlace con Enviar por WhatsApp.
3. Antes de registrar a alguien hace falta su autorización firmada. En Personas, toque Planilla de autorización, escriba quién representa a la iglesia y su contacto, e imprímala. Cada persona escribe su nombre, su teléfono y, si quiere, su cumpleaños, y firma; por un menor de edad firma su apoderado. Guarde las hojas firmadas en un lugar seguro: son la prueba de la autorización.
4. Con la hoja en la mano, registre a cada persona con + Nueva persona y marque que firmó. Si anotó su cumpleaños, elija el Día y el Mes; el año, solo si lo escribió. Para pasar la hoja completa, use Guardar y agregar otra: vuelve al formulario en blanco para la siguiente. Para un menor, el teléfono del apoderado es obligatorio.
5. Si alguien quedó registrado antes de que la autorización fuera obligatoria, marque Solo quienes no tienen su autorización registrada y toque Buscar: pídale la firma y márquela con Editar, o elimine su ficha.
6. En Grupos, cree los grupos, clases y ministerios con + Nuevo grupo. En cada uno, agregue a sus integrantes y, en Acceso, dé acceso a su líder o profesor con Dar acceso. Sin ese paso, un líder o profesor entra y no ve nada.
7. En Asistencia → Actividades, cree lo que se repite, con su Tipo y, si quiere, el día y la hora. El culto lleva una sola lista para toda la iglesia; si hay dos cultos el domingo, cree uno como Culto general y otro como Culto, segundo horario. La escuela dominical y las células se marcan Por grupo, para que cada clase o célula tenga su lista y su profesor o líder la pueda marcar. Un Evento especial no cuenta para el radar.

1. En Asistencia, elija la actividad, la clase si es por grupo, y la fecha, y toque Tomar asistencia.
2. Marque a cada persona: Presente, Ausente o Justificado. Puede buscar por nombre. Varias personas pueden marcar la misma lista a la vez, cada una en su teléfono, y cada una ve al momento lo que marcan las demás.
3. Para marcar a muchos de una vez, Todos presentes marca presentes a quienes todavía no tienen marca, sin cambiar las que ya hay; después se corrige a quien no vino. Limpiar borra las marcas de la lista. Los dos piden confirmar.
4. En Observaciones generales, anote lo que conviene recordar de la reunión (por ejemplo, que llovió mucho o que hubo bautizos), sin nombres ni datos de personas, y toque Guardar observaciones.
5. Si llega alguien nuevo, pídale que firme la planilla y use Llegó una visita, marcando que firmó: queda registrada como visita y marcada presente. Si no quiere firmar, no la registre. A un niño o niña de visita, regístrelo desde Personas, con los datos y la firma de su apoderado.
6. Al terminar, toque Cerrar la reunión… y confirme con Sí, cerrar y marcar ausentes. Quien no esté marcado queda ausente y se guardan los totales.

Cada marca se guarda al tocarla. Si una no se pudo guardar, aparece Reintentar. Si arriba dice que no hay conexión en vivo, recargue la página para ver lo que marcaron los demás. Si después de cerrar hay que corregir una marca, los totales de la reunión se corrigen solos.

En el Panel, quien ve a toda la iglesia encuentra tres cifras:

• Promedio dominical: cuántas personas vinieron en promedio a los cultos de los últimos 4 domingos, sin contar dos veces a quien vino a los dos horarios, y cuántas en los 4 anteriores.
• En grupos: qué parte de las personas activas está en un grupo, clase o ministerio.
• Cobertura pastoral: de las personas del radar, cuántas tienen un contacto en las últimas 2 semanas o uno acordado. El líder la ve de los seguimientos a su cargo.

Debajo, las Lecturas sugeridas dicen lo que conviene mirar: por ejemplo, el grupo de mayor constancia, a quiénes invitar a un grupo o qué reuniones quedaron sin cerrar.

En Asistencia → Tendencias hay una gráfica por lista: el culto, cada célula, cada clase. Arriba se elige el Período, las Reuniones y qué Mostrar (el porcentaje, el número de personas o el acumulado por semana), y se toca Ver. Al tocar una gráfica aparece la cifra de cada reunión, y Ver como tabla las muestra todas. Solo cuentan las reuniones cerradas. Un líder o un profesor ve solo las de sus grupos.

En Descargas, la administración baja listas, informes y calendarios para organizar la iglesia fuera de la aplicación. El pastor, solo la bitácora en PDF.

• Lista de personas (CSV, para Excel): nombre, apellido, teléfono de contacto, grupos y estado. Nada más.
• Asistencia de una lista (CSV): quién vino a cada reunión de una lista en el período que elija.
• Asistencia de una reunión, Tendencias y Bitácora de acompañamiento, en PDF.
• Calendario de la iglesia y Cumpleaños: se abren con el calendario del teléfono. Los cumpleaños van sin el año.

Cada archivo pide confirmar un aviso: toque Descargar… y después Sí, descargar. El archivo sale de Rebaño: guárdelo en un lugar seguro, no lo reenvíe y bórrelo cuando ya no lo necesite. Cada descarga queda en el registro de actividad.

Cada grupo, clase o ministerio tiene su Categoría, el Día y la Hora en que se reúne, el Lugar y su Propósito. Los cambian el pastor y la administración con Editar.

• Al agregar a alguien se elige su Papel: Líder, Co-líder, Anfitrión (quien recibe al grupo en su casa), Profesor o integrante. En un ministerio, el líder se llama Coordinador y el integrante, Servidor.
• En la página de cada grupo, Tomar asistencia abre la lista de ese grupo, con las actividades «Por grupo».
• En Personas sin grupo están quienes no están en ningún grupo, clase ni ministerio. Invitar prepara la Invitación a un grupo por WhatsApp (a un menor, por su apoderado), y la administración y la secretaría lo agregan a uno con Agregar a.
• En la ficha de cada persona se ven sus grupos y ministerios, con su papel. En Personas se puede filtrar por grupo o por ministerio.

En Configuración → Resumen semanal por correo, la administración o el pastor pueden marcar Enviar el resumen los lunes. Desde entonces, cada lunes en la mañana, la administración, el pastor y la secretaría reciben un correo con cuántas personas hay para acompañar en el radar y cuántos cumpleaños vienen, y un enlace a Rebaño. No trae nombres: los datos de la comunidad se quedan en Rebaño. Si no hay nada que contar, no llega.

Ahí mismo se ve qué pasó el último lunes. El correo gratuito tiene una cuota diaria: si un lunes no alcanza, los correos que no salieron quedan anotados como pendientes.

En Radar aparecen las personas a las que conviene acercarse a tiempo, cada una con su motivo:

• Ausencias seguidas: no vino a varias reuniones seguidas (2, salvo que la iglesia elija otro número).
• Viene menos: en las últimas 6 semanas vino más de un 40 % menos que en las 6 anteriores.
• Sin contacto: pasaron 30 días (o los que elija la iglesia) sin que viniera ni se registrara un contacto con ella.
• Visitas nuevas: para darles la bienvenida.

También muestra los Cumpleaños de la semana y, al pastor y a la administración, a quienes están en Atención discreta. Arriba se elige qué ver: En radar, Atendidas (las ya cerradas) o Todas. Al tocar a una persona:

• El pastor o la administración elige en Responsable quién lo acompaña, y toca Asignar.
• Quien acompaña toca Escribir por WhatsApp: se abre una ventana con el mensaje listo. Elija Te extrañamos o Apoyo, ajústelo si quiere y toque Abrir WhatsApp para enviarlo desde su teléfono. A un menor se le escribe a través de su apoderado.
• Después de hablar, en Registrar un contacto elija Cómo fue(WhatsApp, llamada, visita, conversación o café, oración, apoyo práctico…) y Cuándo fue, hasta 60 días atrás. Escriba en el Resumen, en pocas palabras, cómo está la persona y, si quedaron en algo, la fecha del Próximo contacto. Toque Registrar contacto. No anote lo que le contaron en confianza ni nada de salud: una visita es «Visita», sin decir dónde. El pastor y la administración pueden cambiar ahí mismo el Estado de cuidado.
• Si la persona avisó que no vendrá por un tiempo (un viaje, turnos de trabajo, una temporada), elija la fecha en Hasta y el Motivo, y toque Posponer: sale del radar hasta ese día y vuelve sola. Quitar la pausa la devuelve antes.
• Si la persona está en un grupo, en Avisar a su líder se le puede pedir a quien lo guía que la tenga presente estos días, con el Aviso al líder. El mensaje nunca dice por qué.
• Cuando ya no haga falta acompañar, Cerrar seguimiento.

El radar muestra el próximo contacto de cada persona, en rojo cuando ya toca. En Bitácora están todos los contactos registrados, del más reciente al más antiguo: se filtran por tipo, por período y con Solo los que registré yo. Desde un seguimiento o una ficha, Ver en la bitácora muestra los de esa persona. El líder ve los de los seguimientos a su cargo.

Cuántas ausencias seguidas y cuántos días sin contacto abren una alerta se cambia en Configuración, en Radar de cuidado. Es una sola regla: la misma en el radar, en la ficha de cada persona y en la configuración.

En la ficha de cada persona, el pastor y la administración marcan su Estado de cuidado (Conectado, Requiere contacto, En acompañamiento o Atención discreta) y tocan Guardar el estado. No lleva motivo escrito, y solo lo ven ellos dos.

Si la persona pidió que no la contacten, Rebaño no muestra su teléfono: converse con el pastor antes de hacer cualquier cosa.

En la ficha de cada persona, el pastor y la administración tienen Notas pastorales: breves, para dar continuidad al cuidado. Escriba en Nueva nota y toque Guardar la nota. Si marca Reservada: solo la ve quien la escribe, solo usted la verá; si no, la ven el pastor y la administración.

No anote datos de salud, de dinero ni lo que le contaron en confianza. Las notas no salen por correo ni por avisos. Si se equivocó, toque Corregir en su nota y después Guardar la corrección. Las notas no se borran una por una: se borran junto con la ficha.

En el Panel, Cumpleaños muestra a quienes están de cumpleaños hoy y en los próximos 7 días. Toque Saludar: se abre una ventana con el saludo listo. Ajústelo si quiere y toque Abrir WhatsApp, que lo abre en su teléfono para que lo envíe usted. A un menor se le saluda a través de su apoderado. Para cerrar la ventana sin escribir, toque Cancelar o la tecla Escape.

En la ficha de cada persona, la secretaría, el pastor y la administración tienen además Escribir por WhatsApp, con los mensajes Apoyo, Te extrañamos y, para una visita, Bienvenida.

La administración y el pastor pueden cambiar el texto de cada mensaje en Configuración. Cada uno tiene su versión para la persona y otra para el apoderado de un menor. Al preparar el mensaje, {nombre}, {apoderado} y {grupo} se reemplazan por los datos de la persona, y {remitente} por el nombre de quien lo envía; en el aviso del domingo, {dia}, {hora}, {tarea}, {tema} y {pasaje}, por los del domingo, y en la invitación y el aviso al líder, {cuando}, {lugar} y {lider}, por los del grupo. Lo que va entre corchetes se omite si falta el dato. Volver al texto original deshace los cambios.

En Programación se arma quién predica, coordina, dirige la alabanza y hace la oración inicial cada domingo. La arman el pastor y la administración; la secretaría la ve y manda los avisos.

1. Rebaño no guarda si una persona es hombre o mujer. En la ficha de cada persona, en Servicio en el culto, el pastor marca Puede predicar o Puede coordinar y toca Guardar la habilitación. Para predicar y coordinar solo se puede elegir a quienes están marcados y activos; para la alabanza y la oración inicial, a cualquier persona activa.
2. Toque Generar los próximos domingos: se agregan los 8 que falten, en Borrador. Tocarlo de nuevo no repite ninguno.
3. En Matriz se eligen las personas y el estado de varios domingos en una tabla; cada fila se guarda con su botón Guardar. En Tarjetas, Editar abre el domingo completo (hora, tema, pasaje, serie y notas), que se guarda con Guardar el domingo. Cuando esté listo, márquelo Programado y, cuando todos confirmaron, Confirmado.
4. Si el predicador y el coordinador cambian de lugar, toque Intercambiar predicador y coordinador. Solo pasa si cada uno está habilitado para lo nuevo.
5. Los domingos de los próximos 7 días dicen Esta semana. En su tarjeta, cada persona asignada tiene su botón Avisar a, con su nombre: se abre la ventana con el Aviso del domingo listo, y Abrir WhatsApp lo envía desde su teléfono. A un menor se le avisa a través de su apoderado. Mientras no haya predicador, no hay avisos.

Líderes y profesores ven en Mis asignaciones los domingos en que les toca algo. Para eso, la administración une su cuenta a su ficha: en Usuarios, en Su ficha en la comunidad, elige a la persona y toca Unir a la ficha. Una ficha se une a una sola cuenta.

Rebaño se puede instalar como una app: queda con su ícono en la pantalla de inicio y se abre sin la barra del navegador.

• En Android, con Chrome: si en el Panel aparece Instalar como app, tóquelo. Si no, abra el menú de Chrome (los tres puntos) y elija «Instalar aplicación» o «Agregar a la pantalla principal».
• En iPhone, con Safari: toque el botón «Compartir» (el cuadrado con una flecha hacia arriba) y elija «Agregar a inicio».

Es la misma página de siempre: se entra igual, se ve lo mismo y necesita conexión a internet. No guarda en el teléfono datos de la comunidad.

• La cuenta es personal: no la comparta ni preste su contraseña.
• Registre solo lo necesario. No anote datos de salud, de dinero ni confidencias.
• Con un menor de edad, comuníquese siempre por medio de su apoderado.
• Si alguien pide ver sus datos, en su ficha está Descargar sus datos. La copia completa, con lo pastoral, la descarga el pastor o la administración; si alguien del equipo tiene notas reservadas sobre la persona, la copia lo avisa y esa persona descarga la suya. Si pide borrarlos, Eliminar definitivamente…, que solo ve la administración y borra de a una persona. Si pide que no lo contacten, Editar y marque Pidió que no lo contacten. Hay que responder dentro de 2 días hábiles.
• Si alguien retira su autorización o se va de la iglesia, elimine su ficha con Eliminar definitivamente….
• Guarde las planillas firmadas donde solo las vea la administración.
• Si cree que alguien entró con una cuenta que no es suya, avise de inmediato a la administración de su iglesia.

Lea también la política de privacidad y las condiciones de uso.

Avise a quien administra Rebaño en su iglesia, y la administración le avisará a quien opera Rebaño. Durante el piloto las pantallas pueden cambiar; cuando cambien, esta guía se actualiza con ellas.